نمودار گانت چیست و چطور در مدیریت پروژه از آن استفاده کنیم؟

مدیریت پروژه یعنی زیر نظر گرفتن تمام روند کاری که موجب برنامه‌ریزی بهتر و نتیجتا رسیدن به اهداف به صورت سازماندهی شده می‌شود. اگر بخواهیم این زیر نظر گرفتن را به صورت ساختاریافته پیش ببریم، بهتر است دست به دامن ابزارهایی شویم که در این راستا به ما کمک می‌کنند. مثل ابزارهای رسم نمودار گانت که با در اختیار قرار دادن نمودارهای میله‌ای در ابعاد مختلف به شما این امکان را می‌دهد تا روند کاری پروژه خود را به صورت مرحله به مرحله زیر نظر بگیرید.

نمودار گانت، توسط هنری گانت (Henry Gantt) برای نخستین بار در سال ۱۹۱۰ میلادی ابداع شد. این مهندس مکانیک آمریکایی که مسئول برنامه‌ریزی منابع سازمانی کارخانجات و ورک‌شاپ‌ها بود، نیاز به یک جدول زمانی اصولی داشت تا کارهای خود را بهتر مدیریت کنید. همین موضوع باعث شد جدولی ساده از وظایف و منابع موجود تهیه کند و طی زمان محتوای این جدول بهبود یافت که نهایتا به یک نمودار کاربردی به نام همین مهندس ثبت شد.

نمودار گانت چیست؟

نمودار گانت یک ابزار مدیریت پروژه‌ است که به شما کمک می‌کند پروژه‌هایتان را با هر ابعادی برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید. در واقع این نمودار یک ابزار ساده کننده پروژه‌های پیچیده به حساب می‌آید. در این ابزار، یک سری میله‌های افقی تعریف می‌شوند که بیانگر تاریخ شروع و پایان تسک‌ها، وابستگی‌های زمانی و منابع، مسئولیت هر وظیفه با کیست و چقدر از پروژه پیش رفته‌ است، خواهند بود.

کاربرد نمودار گانت

هنگامی که می‌خواهید یک پروژه بزرگ با اعضای زیادی را مدیریت کنید، نمودار گانت می‌تواند بهترین گزینه باشد. به کمک این نمودار علاوه بر اینکه می‌توانید با یک نگاه وضعیت کلی پروژه را تحلیل کنید، امکانات زیر برایتان فراهم خواهد شد:

1. نمایش بصری کل پروژه
2. جدول زمانی و مهلت تمام وظایف
3. روابط و وابستگی های بین فعالیت‌های مختلف
4. مراحل پروژه
5. زمان‌هایی که پروژه با سایر پروژه‌های برنامه ریزی شده تداخل دارد
6. و…

به طور کلی این نمودار، علاوه بر ارائه اطلاعاتی از وضعیت کنونی پروژه، چشم‌اندازی از آینده‌ی منابع (چه انسانی، چه زمانی و چه مالی) در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد.

چطور از نمودار گانت استفاده کنیم؟

نکته‌ای که باید در استفاده از نمودار گانت مدنظر داشته باشید دسته بندی کارها به دو بخش اساسی است. این دو بخش به شما می‌گویند که کدام کارها می‌توانند با همپوشانی زمانی با سایر وظایف پیش بروند (به صورت موازی) و کدام کارها نیازمند بازه زمانی اختصاصی‌تری هستند (به صورت متوالی). ترکیب این محدودیت‌های زمانی با منابع موجود، می‌تواند به مدیر پروژه کمک کند تا اولویت‌بندی به مراتب دقیق‌تری در نظر بگیرد. اینجاست که کم و زیاد کردن منابع یا بازه‌های زمانی، می‌تواند بگوید آیا یک پروژه در تنگناها قابل دستیابی است یا خیر؟

نکته قابل توجه در طراحی یک نمودار گاتت داشتن اطلاعات اولیه است. مدیر پروژه موظف است افراد درگیر در پروژه، تسک‌های تعریف شده، بازه زمانی مورد نیاز برای انجام هر تسک، منابع مالی و ددلاین نهایی کل پروژه را تخمین بزند. سپس نسبت به اختصاص دادن هر وظیفه به افراد مختلف گروه اقدام کند. این روند جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات تخمین زده شده، باعث می‌شود مدیران پروژه اشراف بیشتری به روند کلی داشته و در یک چهارچوب زمانی واقعی قدم بردارند.

به طور خلاصه، برای استفاده مفید از نمودار گانت می‌بایست:

• وظایف را به طور منطقی و در بازه‌های زمانی تحویل قابل قبول تقسیم‌بندی کنید.
• مسئولیت هر شخص را با توجه به مهارت‌هایش تنظیم کنید.
• وظایفی که به صورت موازی قابل اجرا هستند در کنار وظایفی که به صورت مرحله‌به‌مرحله یا متوالی اجرا می‌شوند را کنار هم بچینید.
• منابعی که در اختیار دارید را تعیین کرده و در چارت به تسک‌ها اختصاص دهید.
• احتمالاتی که ممکن است پروژه را تهدید کند یا آن را به تاخیر بیاندازد در نظر بگیرید.

مزایا و معایب استفاده از نمودار گانت

طبیعتا استفاده از ابزارهای جانبی باعث سرعت ‌‌بخشیدن به کارها و داشتن دید واقع‌بینانه نسبت به زمان مورد نیاز برای انجام یک پروژه، می‌شود. اما در این میان، معایبی هم ممکن است حاصل شود که بهتر است پیش از به کارگیری آن ابزار، از آن‌ها آگاهی داشته باشید.

اگر نمودار گانت شما با وابستگی زیادی روبه‌رو شود، ممکن است به پیچیدگی زیادی برسد. داشتن پیچیدگی بالا، خوانایی نمودار را پایین آورده و در نتیجه مدیر پروژه باید زمان زیادی را صرف تحلیل نمودار کند. بنابراین بهتر است تا جای ممکن همه چیز را خلاصه نگه داشت.

مزایای چارت گانت

• تعیین برنامه اولیه پروژه – چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهد؟
• تخصیص منابع – اطمینان از انتساب وظایف
• تنظیمات پروژه – تخمین زدن در مرحله اول، تنظیمات زیادی نیاز دارد
• نظارت و گزارش پیشرفت – هم شما، هم سهامداران و شرکای پروژه همیشه در جریان روند اجرایی خواهند بود
• کنترل و برقراری ارتباط – بهترین زمان برای ارتباط با اعضای پروژه را پیدا می‌کنید
• پیدا کردن نقاط عطف – فراز و نشیب پروژه را پیدا خواهید کرد
• شناسایی مشکلات – پیدا کردن اینکه آیا از برنامه عقب هستید یا خیر از جمله کاربردهای این بخش است

معایب چارت گانت

• عدم نمایش اولویت‌های نسبی در وظایف اختصاص داده شده به افراد (افراد نمی‌دانند از کجا شروع کنند)
• زمان صرف شده به راحتی قابل بیان است اما افرادی که یک وظیفه را به ثمر رسانده‌اند در مواردی گنگ می‌ماند

برای بهبود عملکرد نمودار گانت و حذف این دو عیب، بهتر است ابزارهای تکمیلی دیگری را به کار بگیرید. مثلا استفاده از ابزاری که اولویت‌ها را به تصویر بکشد، می‌تواند کاربردی باشد. (این ابزار جانبی به نمودار Pert نیز معروف است.)

معرفی برترین ابزارهای ترسیم نمودار گانت

با اینکه بسیاری از مدیران پروژه ترجیح می‌دهند چارت گانت خود را در اکسل پیاده‌سازی کنند، ابزارهای کاربردی مختلفی وجود دارند که فضایی کاربردی‌تر و مخصوص ترسیم این نمودار در اختیار شما قرار می‌دهند. در ادامه ۱۰ مورد از این ابزارها را نام می‌بریم. توجه داشته باشید که ترتیب این لیست به صورت نزولی است، یعنی بهترین ابزارها از نظر عملکردی در بالای لیست و موارد ضعیف‌تر در انتهای لیست آمده‌اند. البته همچنان لازم به ذکر است که این ۱۰ ابزار، از برترین‌های جهان در زمینه طراحی نمودار گانت به حساب می‌آیند (در پرانتز امتیاز هر ابزار از نظر ارائه ابزارهای کاربردی نیز بیان شده است)

• Teamwork
• ClickUp
• WorkOtter
• Wrike
• PM3
• Asana
• Monday.com
• Jira
• Miro

در میان ابزارهای فوق، جیرا و آسانا بیشترین مخاطبین را به خود اختصاص داده است. با این حال، اگر شما هم ترجیح می‌‌دهید اکسل را ابزار اصلی طراحی نمودار گانت در نظر بگیرید، کافیست ۶ قدم زیر را دنبال کنید:

روش طراحی نمودار گانت روی اکسل در ۶ قدم

یکی از ویژگی‌های مهم اکسل، وجود نمودارهای میله‌ای است که به شما امکان پیاده‌سازی نمودار گانت را می‌دهد:

• قدم اول: جدول زمانی مورد نظر خود را در اکسل وارد کنید. در ادامه هر تسک تعریف شده را به ردیف جداگانه‌ای اختصاص دهید.
• قدم دوم: پروژه خود را به درج تاریخ شروع و پایان و مدت زمانی که در نظر دارید، ساختاردهی کنید.
• قدم سوم: یک نمودار میله‌ای استاندارد بر اساس تاریخ شروع تنظیم کنید.
• قدم چهارم: مدت زمان هر وظیفه را تعیین کنید.
• قدم پنجم: شرح وظایف را به نمودار اضافه کنید.
• قدم ششم: نمودار نهایی را از طریق گزینه نمودار گانت موجود در منوی formatting به یک نمودار گانت اکسل تبدیل کنید.

به طور کلی، اگر شما هم مدیر پروژه هستید، یا مسئولیت رسیدگی به وظایف و منابع در بازه‌های زمانی مشخص را دارید، استفاده از ابزارهای جانبی به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید. یادتان باشد که برنامه‌ریزی اصولی در موفقیت هر پروژه‌ای نقش داشته و رسیدن به اهداف تعیین شده، با دیدگاهی واقع‌بینانه‌تر را برایتان رقم خواهد زد.